Hoe OptiX Pay met je gegevens omgaat
OptiX Pay verwerkt financiële gegevens uit je Exact Online-administratie. Dat vraagt om duidelijkheid: wat we verzamelen, waarvoor, hoe lang we het bewaren en wat je rechten zijn.
Laatst bijgewerkt: 19/08/2026
Wie wij zijn
OptiX Pay is een product van OptiX Consultancy, Kanaalpark 157, Leiden. Voor alle vragen over deze verklaring en voor verzoeken rond je gegevens kun je terecht op ben@optixconsultancy.nl.
Welke gegevens we verzamelen en hoe
Via de koppeling met Exact Online
Nadat je via Exact Online toestemming hebt gegeven (OAuth), leest OptiX Pay uitsluitend de gegevens die nodig zijn voor de twee functies van de app:
- openstaande posten van debiteuren en crediteuren, met bedrag, valuta en vervaldatum;
- naam- en bankrekeninggegevens van de relaties waaraan betaald wordt of waarvan ontvangen wordt;
- de administratie- en grootboekgegevens die nodig zijn om afschriften juist te boeken.
Je Exact-wachtwoord zien wij nooit: de toestemming loopt volledig via Exact zelf. De toegangstokens die daarbij horen staan versleuteld opgeslagen.
Bestanden die je zelf aanbiedt
Bankafschriftbestanden (MT940, CSV) die je aanbiedt worden verwerkt om er dagafschriftboekingen in Exact Online van te maken.
Accountgegevens
Van gebruikers van de app bewaren we naam en e-mailadres voor de inlog. Daarnaast houden we technische logbestanden bij voor de werking en beveiliging van de dienst.
Waarvoor we de gegevens gebruiken
Uitsluitend voor het maken van betaalbestanden en het inboeken van bankafschriften in jouw eigen administratie. We gebruiken de gegevens niet voor andere doelen, verkopen ze niet en delen ze niet met derden voor marketing of analyse.
Waar de gegevens staan
De applicatie en de bijbehorende database draaien op een server in een Nederlands datacenter. De verbinding met de app verloopt versleuteld (https) en de toegangstokens voor Exact Online staan versleuteld opgeslagen. Onze hostingpartij heeft geen inhoudelijke toegang tot je administratiegegevens.
Hoe lang we gegevens bewaren
- Gegevens van betaalrondes en verwerkte afschriften: maximaal 18 maanden, zodat je recente rondes kunt terugzien. De boekhoudkundige vastlegging zelf staat in jouw Exact Online-administratie, niet bij ons.
- Technische logbestanden: maximaal 12 maanden.
- Bij beëindiging van je abonnement verwijderen we je gegevens en tokens binnen 30 dagen, met uitzondering van wat wij wettelijk moeten bewaren.
Je rechten en het intrekken van toestemming
Je kunt de toegang van OptiX Pay tot je administratie op elk moment zelf intrekken in Exact Online (App Center → toestemmingen); de koppeling stopt dan direct. Daarnaast kun je ons vragen om inzage in, correctie van of verwijdering van je persoonsgegevens. Mail daarvoor naar ben@optixconsultancy.nl; je krijgt binnen één werkdag een reactie en we handelen verzoeken binnen dertig dagen af. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Derde partijen
OptiX Pay wisselt gegevens uit met precies één externe dienst: Exact Online, via de officiële API en alleen na jouw toestemming. Er zijn geen andere automatische koppelingen met derden.
Wijzigingen
Als deze verklaring wijzigt, zetten we de nieuwe versie op deze pagina met een nieuwe datum. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we bestaande klanten per e-mail.