Betalen in een andere valuta dan je bankrekening kan Exact Online niet. Naar een rekening zonder IBAN ook niet, en buitenlandse afschriften komen er zelden doorheen. OptiX Pay doet dat wel, en zet de boekingen terug in je administratie.
Werk je alleen binnen Nederland, dan merk je daar weinig van. Zodra er een buitenlandse leverancier bij komt of een tweede bankrekening, loop je vast.
Staat de valuta van de factuur niet gelijk aan die van je bankrekening, dan maakt Exact Online geen betaalbestand aan. De overboeking zet je dan zelf klaar in de bankomgeving.
In de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk en grote delen van Azië werken banken met andere nummers. Exact Online kan daar geen betaling voor klaarzetten.
Een MT940 uit een buitenlandse bank, een CSV-export of een eigen bankformaat komt er vaak niet doorheen. De mutaties boek je dan met de hand.
Elk bedrag en elk rekeningnummer dat je overtypt kan een cijfer schelen. Meestal komt dat pas boven water bij de bankaansluiting aan het eind van de maand.
Je kiest de administratie en filtert op vervaldatum. OptiX Pay laat vervolgens alleen de posten zien die je via Exact Online niet betaald krijgt. Aanvinken, bestand downloaden, uploaden in je banksoftware.
Download het afschrift bij je bank en zet het klaar voor OptiX Pay. De tool herkent je debiteuren en crediteuren aan hun bankrekeningnummer en maakt per dag een dagafschrift aan met de juiste boekingen.
Je registreert eenmalig een app in Exact Online en geeft OptiX Pay toestemming. Inloggen doe je bij Exact zelf.
Per administratie geef je aan of OptiX Pay hem mag gebruiken. De rest blijft buiten beeld.
Posten selecteren en het betaalbestand downloaden, of het afschrift uit je bank aanbieden.
De boekingen staan in Exact Online, met omschrijving en saldo. Vanaf daar werk je verder zoals je gewend bent.
OptiX Pay zit tussen je bank en Exact Online in. Hoe minder het zelf beslist, hoe beter.
De verbinding loopt via de officiële Exact Online API. Je logt in bij Exact zelf en geeft daar toestemming. Je Exact-wachtwoord komt nooit bij ons terecht.
De applicatie draait in een Nederlands datacenter. De toegangstokens waarmee OptiX Pay bij je administratie kan, staan versleuteld opgeslagen.
OptiX Pay maakt een bestand klaar. Het geld gaat pas weg nadat jij die batch in je eigen bankomgeving hebt goedgekeurd, met dezelfde controles als altijd.
Bedragen, rekeningnummers en tegenrekeningen onderhoud je in Exact Online. OptiX Pay leest die gegevens en schrijft alleen boekingen terug.
Ik werk sinds 1994 met Exact. De vraag die ik het vaakst kreeg was hoe je nou die Amerikaanse leverancier betaalt zonder alles over te typen. Voor de zoveelste klant een werkbestandje in elkaar zetten werd op een gegeven moment onzin, dus ben ik het maar goed gaan bouwen.
Eén administratie kost € 39 per maand. Hoe meer administraties je koppelt, hoe lager het tarief per stuk; vanaf tien administraties zit je op € 19. Er zit geen maximum op het aantal betalingen of afschriften.
Vraag een demo aan. We kijken samen naar één administratie en je ziet meteen welke posten je nu met de hand doet.