OptiX Pay doet twee dingen die Exact Online zelf niet doet: betalingen klaarzetten die buiten de standaard SEPA-mogelijkheden vallen, en bankafschriften inlezen die Exact niet herkent. Hieronder staat precies hoe dat gaat.
Dit doe je één keer, samen met ons als je dat prettiger vindt. Reken op een half uur.
In het Exact Online App Center registreer je een eigen app. Daarmee blijft de koppeling van jou, ook als je ooit overstapt.
Je logt in bij Exact en geeft OptiX Pay toegang. Wij krijgen een token, geen wachtwoord.
Per administratie zet je aan of OptiX Pay hem mag gebruiken. Wat je niet aanzet, blijft buiten beeld.
Collega's krijgen hun eigen inlog. Wie mag klaarzetten en wie mag versturen bepaal je zelf.
Je kiest een administratie en zegt welke posten je wilt zien: leveranciers, klanten of allebei. Filter eventueel op vervaldatum. OptiX Pay haalt de openstaande posten op uit Exact Online en laat vervolgens alleen zien wat je via Exact zelf niet betaald krijgt. De rest laat de tool met rust.
Je haalt het afschrift op bij je bank en biedt het aan OptiX Pay aan. De tool leest het bestand, zoekt bij elke mutatie de bijbehorende relatie op via het bankrekeningnummer en maakt per dag een dagafschrift aan in Exact Online.
Ondersteunde formaten op dit moment:
Staat jouw bank er nog niet tussen, stuur dan een voorbeeldbestand naar ben@optixconsultancy.nl. Meestal kunnen we het formaat toevoegen.
Buitenlandse betalingen die je nu stuk voor stuk in de bankomgeving invoert, komen in één bestand. Bij twintig facturen per maand scheelt dat al een middag.
De bedragen en rekeningnummers komen rechtstreeks uit Exact Online. Wat daar goed staat, staat ook goed in het betaalbestand.
Doordat afschriften per dag worden geboekt met begin- en eindsaldo, loopt je bankrekening in Exact Online gelijk met je bank.
Betalingen aan dezelfde relatie worden gegroepeerd. Bij internationale overboekingen tikt dat per transactie aan.
Heb je meerdere BV's of landen in Exact Online, dan schakel je in OptiX Pay tussen administraties zonder opnieuw in te loggen.
Loopt er iets vast, dan heb je Ben aan de lijn. Iemand die je administratie kent en die je gewoon kunt bellen.
In een demo van een half uur koppelen we één administratie en zie je welke posten OptiX Pay eruit haalt.