Van koppeling tot boeking in Exact Online
Met OptiX Pay zet je betalingen klaar die buiten de standaard SEPA-mogelijkheden van Exact Online vallen. Je kunt ook bankafschriften inlezen die Exact Online niet herkent. Hieronder lees je hoe je dit inricht en gebruikt.
Eenmalig inrichten
De inrichting doe je één keer. Als je wilt, doen we dit samen. Reken op een half uur.
App registreren in Exact
Registreer een eigen app in het Exact Online App Center. De koppeling blijft daarmee van jou, ook als je later overstapt.
Toestemming geven
Je logt in bij Exact en geeft OptiX Pay toegang. Wij krijgen een token, geen wachtwoord.
Administraties kiezen
Kies welke administraties OptiX Pay mag gebruiken. De andere administraties blijven buiten beeld.
Gebruikers toevoegen
Je collega's krijgen ieder een eigen inlog. Je bepaalt zelf wie betalingen mag klaarzetten en wie mag versturen.
De openstaande posten selecteren
Kies je administratie en geef aan welke posten je wilt zien: leveranciers, klanten of allebei. Je kunt ook filteren op vervaldatum. OptiX Pay haalt de openstaande posten op uit Exact Online en toont alleen de posten waarvoor je daar geen betaling kunt klaarzetten. De andere posten blijven ongewijzigd.
- Vink de posten aan die je in deze betaalronde wilt meenemen
- Betalingen aan dezelfde relatie worden samengevoegd, wat scheelt in bankkosten
- Per betaaldatum ontstaat een eigen batch in het bestand
- Klopt een bedrag of rekeningnummer niet, pas dit dan aan in Exact Online en haal de posten opnieuw op
- Download het betaalbestand en upload het in je eigen bankomgeving
Van bankbestand naar dagafschrift
Download het afschrift bij je bank en bied het aan OptiX Pay aan. De applicatie leest het bestand en zoekt bij elke mutatie de relatie op aan de hand van het bankrekeningnummer. Vervolgens wordt per dag een dagafschrift aangemaakt in Exact Online.
- Debiteuren en crediteuren herkend aan hun bankrekeningnummer
- De toewijzingsregels uit Exact Online worden toegepast bij het aanmaken van de boeking
- Eén dagafschrift per dag, met begin- en eindsaldo, zodat je aansluiting klopt
- De volledige omschrijving uit het bankbestand komt als notitie mee
- Mutaties die niet herkend worden blijven zichtbaar, zodat je ze zelf kunt toewijzen
Deze formaten worden op dit moment ondersteund:
Wordt het formaat van jouw bank nog niet ondersteund, stuur dan een voorbeeldbestand naar ben@optixconsultancy.nl. Meestal kunnen we het formaat toevoegen.
Wat dit verandert in je werk
Betalingen in één bestand
De buitenlandse betalingen die je nu afzonderlijk in je bankomgeving invoert, staan samen in één bestand. Bij twintig facturen per maand scheelt dat al een middag.
Minder tikfouten
De bedragen en rekeningnummers komen rechtstreeks uit Exact Online. Wat daar goed staat, staat ook goed in het betaalbestand.
Aansluiting die klopt
Doordat afschriften per dag worden geboekt met begin- en eindsaldo, loopt je bankrekening in Exact Online gelijk met je bank.
Lagere bankkosten
Betalingen aan dezelfde relatie worden gegroepeerd. Bij internationale overboekingen tikt dat per transactie aan.
Wisselen tussen administraties
Werk je met meerdere BV's of landen in Exact Online, dan kun je in OptiX Pay tussen de administraties wisselen. Je hoeft hiervoor niet opnieuw in te loggen.
Contact met Ben
Loop je ergens tegenaan, dan kun je Ben bellen. Je spreekt iemand die je administratie kent.
Bekijk OptiX Pay met je eigen administratie. In een demo van een half uur koppelen we één administratie. Je ziet welke posten OptiX Pay ophaalt.
Vrijblijvend en kosteloos